Comment prioriser ses tâches pour être plus productif

Savoir prioriser ses tâches pour être plus productif est important quand le travail s’accumule, et que vous avez l’impression de ne pas avoir le temps pour tous les traiter. Plusieurs raisons peuvent être les causes de cet accroissement de tâches, par exemple le manque de personnel, l’affluence de commandes, etc.

Savoir prioriser ses tâches

Le plus stressant pour un travailleur est de se trouver face à une tonne de dossiers ou de tâches à traiter. Plus de travail signifie passer plus de temps au bureau, et quand cela devient de plus en plus pesant, même les horaires normaux sont multipliés, arriver très tôt pour terminer très tard. Voici comment vous organiser afin de retrouver un rythme moins oppressant.

Avant d’attaquer votre journée, faites une liste de 3 choses selon les critères suivants : les plus urgentes, les plus importantes et les moins importantes. Traitez celle la plus urgente en premier, et s’en suivra les plus importantes et ainsi de suite. Commencer par la plus prioritaire vous permettra également de faire évoluer les affaires les plus importantes.

Une solution de groupe efficace peut être instaurée. Un Daily Meeting avant chaque début de journée, qui vise à faire une petite récap de la situation de la veille. En général, cette séance de réunion vise à mettre au point trois choses :

  • Un récapitulatif sur la situation de la veille
  • Les éventuels problèmes rencontrés
  • Les actions à faire ce jour

L’objectif du Daily Meeting vise à se situer sur la situation actuelle, en relation aux actions effectuées de la veille, ceci afin de pouvoir se synchroniser et ainsi obtenir de l’aide si besoin.

A long terme, comment ça se passe ?

L’application du même concept cité plus haut s’avère très efficace, afin de pouvoir mesurer sa production sur le long terme. Organiser la semaine par le biais de récapitulatifs permet de bien classer les tâches les plus importantes à faire, et ainsi avoir un visuel sur l’ensemble de votre évolution. Prioriser ses tâches primaires, traiter ses tâches les plus difficiles en début de session, c’est le moment où vous avez encore toute l’énergie nécessaire. Plus tard, vers la fin de journée, vous pourrez vous occuper des tâches répétitives.

Comment procéder ?

De simples astuces peuvent fortement aider, mais nécessitent d’être appliquées à la lettre. Concentrez-vous sur un élément à la fois. Plus vous serez fixés sur cet élément, plus vous pouvez le terminer à temps. Ne mélangez pas les tâches, souvenez-vous, une seule chose à la fois ! évitez de vous faire distraire par des onglets et des fenêtres inutiles, qui vous freineront dans votre travail. Utilisez par exemple des extensions qui limiteront les onglets que vous pouvez ouvrir sur chrome, comme Controlled Multi-tab par exemple.

Ne vous interrompez pas lors d’une tâche

D’après une étude faite par le professeur Gloria Mark, lors d’une interruption, une personne normale ne retrouve sa concentration optimale qu’après 23 minutes. Imaginez la perte de production si cette mesure est multipliée par le nombre d’employés d’une entreprise. C’est donc pour cela que nous vous conseillons une concentration au max quand vous traitez une tâche. C’est une fois votre travail effectué que vous pouvez prendre une pause, et passer à d’autres activités. Cette méthode vous aidera à coup sûr à être plus fructueux.

En résumé, savoir prioriser ses tâches peut s’avérer très utile pour être plus productif. Un gain de temps, moins de stress, les horaires de travail sont respectés, bref tout un paramètre qui vise à vous organiser dans votre travail pour être au top dans vos performances. En gros, la productivité est un état d’esprit, elle consiste juste à particulariser des habitudes effectives.

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