Organiser son espace de travail pour être plus efficace

Pour être performant dans son boulot, tout commence par l’organisation de son espace de travail. Votre bureau est votre sanctuaire, vous y passez la majorité de votre temps. Avoir un bureau sympa, bien organisé, propre, voilà tout ce qu’il faut pour se concentrer et se faire des chiffres. Imaginez un bureau où tout est bien rangé, où la recherche d’un document devient facile, où vous ne stresserez plus à voir le nombre de travail qui vous attend… c’est possible !

Comment bien organiser son espace de travail ?

La première chose que vous devez faire est de prendre un temps pour tout organiser. Une fois que vous vous sentez prêt, achetez du rangement et classez tout le bazar qu’il peut y avoir sur votre bureau, puis jetez tout ce qui est superflu. Ensuite, hiérarchisez vos documents en utilisant la vieille méthode des codes couleur, par exemple une couleur pour les objets qui ne vous servent plus et à jeter, une autre pour les archives, et une autre pour les documents en cours.

Dans un bureau, il peut y avoir toute sorte d’objets, des objets que vous utilisez tous les jours, comme les stylos, votre mug à café, et des objets que vous utilisez rarement comme la perforeuse, ou les ciseaux. Utilisez votre armoire ou votre tiroir de rangement pour classer ces objets et de libérer de l’espace sur votre bureau.

Des notes pour les rendez-vous, l’agenda, tout un tas de truc et de paperasses qui peuvent rapidement s’entasser sur votre bureau. Virez tout ce petit monde et utilisez votre ordinateur! Vous pourrez synchroniser vos rendez-vous via des programmes ou des applications sur votre téléphone. Un moyen efficace de vous débarrasser des piles de papiers et surtout, cerise sur le gâteau, cela vous permettra de programmer des notifications un moment avant l’heure ou la date de votre rendez-vous.

Parfois, l’informatique peut vous jouer des mauvais tours ! votre ordinateur peut tomber en panne au moment où vous vous y attendrez le moins. Vous serez alors dans une impasse et vous serez face à un autre problème pour récupérer vos précieux documents. La solution est dans ce cas de sauvegarder vos données sur une clé USB, ou dans un disque dur externe.

Classez par catégorie vos objets et documents, mettez en ordre un rangement à compartiments, qui vous aidera plus facilement à vous repérer. Essayez de tirer le maximum de rendement de votre bureau en l’organisant le mieux possible.

Ces étapes vous aideront à bien vous organiser et avoir à portée de main tous les objets dont vous aurez souvent besoin, comme le matériel, vos fournitures de bureau ou bien vos documents urgents.

Comment partitionner votre bureau ?

Afin que vous ayez un espace exploitable et bien ordonné, vous devez définir des zones regroupant chacun des éléments à fonction similaires.

Dans une zone de préférence à votre droite si vous êtes gaucher et à l’opposé pour les droitiers, vous devez y mettre le téléphone, le bloc-notes, le calendrier, ainsi que votre PC. Les stylos et les fournitures de bureau que vous utilisez souvent doivent être à portée de main, afin que vous n’ayez pas à vous lever ou vous déplacer pour les attraper.

À votre gauche (ou l’opposé pour les gauchers), divisez la zone en deux parties. Vous pouvez y mettre les dossiers et les documents. Classez ensuite les fichiers selon leur catégorie, ceci pour vous éviter de fouiller une pile de documents quand vous aurez besoin d’un document. Le classement se fera comme suit : les fichiers en cours seront placés dans un bac situé en avant des deux zones, et les papiers divers en aval.

Les fichiers inactifs, mais dont vous aurez besoin seront stockés dans une armoire ou sur l’étagère de rangement. Ayez toujours le réflexe d’utiliser des codes couleur pour les documents et de coller un post-it sur les classeurs pour ne pas vous égarer.

Nettoyez votre espace de travail

Nettoyer son bureau est une marque d’implication dans votre travail. Avoir un bureau propre est toujours agréable, et reflètera le respect pour vos collaborateurs. Si votre société n’a pas recours à un service de nettoyage, faites-le par vous-même. Nettoyez la surface de votre bureau, dépoussiérez le moniteur de votre ordinateur, et évitez surtout de grignoter sur votre bureau.

Prenez l’habitude de faire le tri des paperasses présentes dans votre bureau et dans vos armoires au moins une fois par mois. Débarrassez-vous des documents dont vous n’avez plus besoin tout en pensant au recyclage.

Si vous bénéficiez du service de nettoyage, facilitez le travail de l’agent de nettoyage. Avant votre sortie du bureau, mettez tous les imprimés dont vous n’avez plus besoin dans votre poubelle, et rangez votre bureau, de manière à ce que le moins de paperasses envahissent votre espace de travail. L’agent n’aura plus qu’à s’occuper du dépoussiérage et de vider votre poubelle.

Pour résumer, savoir ranger et organiser son espace de travail est tout à fait à votre avantage, et pourquoi ? Un bureau bien ordonné et propre évite le stress et est plus favorable pour la production. Non seulement vous vous sentirez bien dans votre espace, mais cela reflètera aussi votre sérieux aux yeux de vos collaborateurs.

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